Come rendere un meeting davvero utile

La maggior parte delle persone odia i meeting e le riunioni aziendali; questo perché, molto spesso, queste occasioni di incontro si rivelano inutili o prive di un vero dibattito. Risultato: ognuno torna alla sua scrivania, spesso con le idee più confuse di prima, e senza che si sia risolto davvero il problema per il quale ci si era riuniti.

Ma una soluzione c’è: basta mettere in atto dei piccoli accorgimenti per far sì che ogni meeting sia davvero utile per risolvere i problemi e per affrontare le questioni, piccole e grandi, che ci si presentano ogni giorno. Quando c’è un dibattito positivo durante un meeting, tutti si sentono liberi di esprimersi, si esamina ogni ipotesi, si valutano le alternative e alla fine si prende una decisione. Se, invece, qualcuno si tira indietro per timore di ritorsioni, altri spadroneggiano, non si potrà mai avere un confronto efficace e positivo.

Primo punto: non confondere disaccordo e dibattito. È importante che ci sia un confronto, sano, tra le diverse posizioni in campo. Per questo, è utile iniziare con una domanda, e non dando subito la propria opinione. In questo modo si ottengono due risultati: ci si apre a qualsiasi tipo di risposta, e si circoscrive il campo del problema da affrontare. Se il punto all’ordine del giorno è troppo generico, infatti, si rischia di non arrivare mai a una soluzione.

Secondo: aiuta i soggetti più timidi a esporsi. Prima dell’incontro, può essere utile confrontarsi con i membri più schivi del team, per incitarli a dire la propria e a non temere ritorsioni o il giudizio altrui. In questo modo, non prenderanno il sopravvento sempre le solite persone e il dibattito ne gioverà in varietà e propositività.

Terzo: crea un clima favorevole al dibattito. Riprendi chi fa solo battute sarcastiche senza proporre nulla di nuovo, chi mette in ridicolo gli altri e chi alza i toni. Sostieni chi si fa avanti e ringrazia ognuno per il proprio intervento.

In questo modo il meeting, da inutile perdita di tempo, potrà diventare un’occasione di vero incontro per tutte le parti in gioco.